WhatsApp Chat Analyse mit Excel: Schritt für Schritt

Vom Exportly-Team · Veröffentlicht 8. Oktober 2026

Für eine WhatsApp Chat Analyse in Excel brauchst du den Chat als Tabelle mit einer Nachricht pro Zeile. Dann reichen drei Werkzeuge: ZÄHLENWENN zählt die Nachrichten pro Person, eine PivotTable fasst nach Absender und Monat zusammen, und eine Hilfsspalte mit der Stunde zeigt, wann am meisten geschrieben wird. Du brauchst dafür kein Online-Analyse-Tool, dem du deinen Chat hochladen müsstest.

Schritt 1: Den Chat als Excel-Tabelle bekommen

WhatsApp exportiert keine Excel-Datei, sondern eine ZIP-Datei mit einer Textdatei (WhatsApp-Hilfe: Chatverlauf exportieren). Den Export startest du am iPhone so:

1. Chat öffnen und oben auf den Namen des Kontakts oder der Gruppe tippen.
2. Chat exportieren wählen.
3. Für eine Auswertung reicht Ohne Medien.

Aus der Textdatei musst du dann eine Tabelle machen. Wir entwickeln Exportly, eine iPhone-App, die das übernimmt: Im Teilen-Menü von WhatsApp auf Exportly tippen, dann Export Chat und das Format Excel wählen. Die .xlsx-Datei hat die Spalten Date, Time, Sender, Message und Attachment. Weil Exportly die WhatsApp-Datei liest, klappt das auch mit Chats auf Deutsch. Importieren ist kostenlos, der Export braucht Exportly Pro (Abo, Preis in der App vor dem Kauf). Den ganzen Weg beschreibt WhatsApp Chat in Excel exportieren.

Exportly rechnet selbst nichts aus. Die Auswertung machst du in Excel, wie unten beschrieben.

Die Beispieltabelle

Alle Formeln unten beziehen sich auf diese erfundene Beispieltabelle. Sie hat dieselben Spalten wie eine Excel-Datei aus Exportly; Datum und Uhrzeit stehen dort als Text (Datum als 2024-05-03, Uhrzeit im 24-Stunden-Format als 08:12).

In Zeile 4 wurde ein Foto geschickt: Die Nachricht ist leer, der Dateiname steht in Attachment. Zähl deshalb immer die Spalte Sender, nicht Message, sonst fallen solche Zeilen heraus.

Nachrichten pro Person zählen mit ZÄHLENWENN

ZÄHLENWENN zählt die Zellen eines Bereichs, die ein Kriterium erfüllen (Microsoft: ZÄHLENWENN). In deutschem Excel trennst du die Argumente mit einem Semikolon.

• =ZÄHLENWENN(C:C;"Anna") ergibt im Beispiel 3.
• =ZÄHLENWENN(C:C;"Ben") ergibt 2.

Bei einer Gruppe mit vielen Mitgliedern schreibst du die Namen in eine eigene Spalte, etwa ab H2, und daneben =ZÄHLENWENN(C:C;H2). Die Formel lässt sich dann nach unten ziehen.

Überblick mit einer PivotTable

Eine PivotTable zählt alle Absender auf einmal, ohne dass du Namen abtippen musst (Microsoft: PivotTable erstellen).

1. Klicke in die Tabelle und wähle Einfügen > PivotTable.
2. Wähle Neues Arbeitsblatt und dann OK.
3. Ziehe im Bereich PivotTable-Felder das Feld Sender in den Zeilenbereich.
4. Ziehe Sender ein zweites Mal in den Bereich Werte.

Weil Sender Text enthält, zeigt Excel dort laut Microsoft automatisch eine ANZAHL an, also die Zahl der Nachrichten pro Person. Auf dem iPad gibt es PivotTables ab Excel-Version 2.82.205.0; für das iPhone beschreibt Microsoft sie auf dieser Seite nicht.

Nachrichten pro Monat

Excel kann Datumswerte in einer PivotTable nach Monaten gruppieren (Gruppieren, Microsoft: Daten in einer PivotTable gruppieren). Das setzt echte Datumswerte voraus. Da das Datum in der Exportly-Tabelle als Text steht, ist eine Hilfsspalte einfacher:

1. Schreibe in F1 die Überschrift Monat.
2. Schreibe in F2 =LINKS(A2;7) und zieh die Formel nach unten. LINKS gibt die ersten Zeichen eines Textes zurück (Microsoft: LINKS), hier also 2024-05.
3. Erstelle die PivotTable neu (oder aktualisiere sie mit dem erweiterten Bereich) und ziehe Monat in den Zeilenbereich und Sender in Werte.

Im Beispiel ergibt das 3 Nachrichten im Mai und 2 im Juni 2024. Ziehst du zusätzlich Sender in den Spaltenbereich, siehst du, wer in welchem Monat wie viel geschrieben hat.

Zu welcher Uhrzeit wird am meisten geschrieben?

Auch die Stunde holst du am einfachsten mit LINKS aus der Uhrzeit:

1. Schreibe in G1 Stunde und in G2 =LINKS(B2;2). Aus 21:05 wird 21.
2. Zähle die Stunden in einer PivotTable (Stunde in den Zeilenbereich, Sender in Werte) oder mit =ZÄHLENWENN(G:G;"21").

Im Beispiel liegen je zwei Nachrichten um 8 und um 21 Uhr, eine um 19 Uhr. Alternativ gibt es die Funktion STUNDE, die laut Microsoft auch Uhrzeiten als Text wie “18:45” annimmt (Microsoft: STUNDE); sie liefert eine Zahl von 0 bis 23. LINKS funktioniert aber unabhängig davon, wie Excel den Text deutet.

Worauf du bei der Auswertung achten solltest

• Namen genau schreiben. ZÄHLENWENN findet nur, was exakt passt. Überflüssige Leerzeichen in einem Namen führen laut Microsoft zu unerwarteten Ergebnissen.
• Medien zählen mit. Eine Zeile mit Foto ist auch eine Nachricht. Willst du nur Textnachrichten, filtere Zeilen mit leerer Spalte Message heraus.
• Fremde Nachrichten. In einem Gruppenchat stehen auch die Nachrichten anderer. Teile Auswertungen nur, wenn die Beteiligten einverstanden sind.

Welches Format für welchen Zweck passt, vergleicht Chat exportieren: PDF, Excel oder Word?. Für Gruppen findest du die Export-Schritte in WhatsApp Gruppenchat exportieren.

Häufige Fragen

Wie zähle ich die Nachrichten pro Person?

Mit =ZÄHLENWENN(C:C;"Name") auf der Spalte mit den Absendern, oder mit einer PivotTable, in der Sender im Zeilenbereich und noch einmal in Werte steht.

Wie sehe ich die Nachrichten pro Monat?

Mit einer Hilfsspalte =LINKS(A2;7), die aus dem Datum 2024-05-03 den Monat 2024-05 macht, und einer PivotTable auf dieser Spalte.

Brauche ich für eine WhatsApp Chat Analyse ein Online-Tool?

Nein. Mit dem Chat als Excel-Tabelle reichen ZÄHLENWENN, LINKS und eine PivotTable, ohne dass du den Chat bei einem Analyse-Dienst hochladen musst.

Kann ich das auf dem iPhone machen?

PivotTables beschreibt Microsoft für Excel am Computer, im Web und auf dem iPad (ab Version 2.82.205.0). Für das iPhone nennt die Seite keine Anleitung; am bequemsten geht es am Computer oder iPad.

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