WhatsApp Business Chat exportieren am iPhone
Einen WhatsApp Business Chat exportierst du über dieselbe Funktion wie in WhatsApp: Chat öffnen, oben auf den Namen tippen, Chat exportieren wählen. Eine eigene Export-Anleitung für die WhatsApp-Business-App haben wir im WhatsApp-Hilfebereich nicht gefunden; die allgemeine Anleitung deckt Android, iPhone, Web, Windows und Mac ab (WhatsApp-Hilfe: Chatverlauf exportieren). Dass die Business-App exakt dieselben Menüs zeigt, bestätigt WhatsApp nicht ausdrücklich.
WhatsApp Business Chat exportieren: die Schritte
Die folgenden Schritte stammen aus WhatsApps allgemeiner Anleitung. Weichen die Bezeichnungen in deiner Business-App ab, such nach dem Eintrag zum Exportieren im Kontakt- oder Gruppenmenü.
- Öffne den Kundenchat oder die Gruppe.
- Tippe oben auf den Namen des Kontakts oder der Gruppe und dann auf Chat exportieren.
- Enthält der Chat Medien, wähle Mit allen Medien, Mit ausgewählten Medien … oder Ohne Medien.
- Wähle aus, wohin die ZIP-Datei gehen soll, zum Beispiel in die App „Dateien“ oder einen Ordner in iCloud Drive.
Auf Android steht die Funktion laut WhatsApp unter Weitere Optionen > Mehr > Chat exportieren.
Was der Export kann und was nicht
Für Unternehmen sind vor allem diese Grenzen wichtig. Alle stehen auf WhatsApps Hilfeseite zum Export:
- Ein Chat pro Export. Einen Sammelexport aller Kundenchats beschreibt WhatsApp nicht.
- Kein Zeitraum am Handy. Am iPhone und unter Android wird immer der ganze Chat exportiert.
- Kein Backup. Der Export ist eine Textdatei in einer ZIP-Datei und lässt sich nicht wieder in WhatsApp importieren.
- Nachrichten zur einmaligen Ansicht werden nicht exportiert.
Ein weiterer Punkt betrifft die Privatsphäre deiner Kundschaft: Personen können für einen Chat den eingeschränkten Chat einschalten (englisch Restricted chat). Dann kann niemand in diesem Chat ihn exportieren (WhatsApp-Hilfe: Informationen zu eingeschränkten Chats). In Chats mit Unternehmen, die Meta zum Speichern von Nachrichten und für Antworten in ihrem Auftrag nutzen, steht die Einstellung laut WhatsApp nicht zur Verfügung. Fehlt bei dir Chat exportieren, hilft WhatsApp Chat exportieren nicht möglich? weiter.
Lösungen über die WhatsApp Business Platform, CRM-Anbindungen oder Aufbewahrungspflichten sind nicht Thema dieses Artikels. Welche Unterlagen du wie lange aufbewahren musst, klärst du mit deiner Steuerberatung oder Rechtsberatung.
Kundenchats als Unterlagen aufbewahren
Wenn du Absprachen, Aufträge oder Freigaben aus WhatsApp aufheben willst, helfen ein paar feste Gewohnheiten:
- Regelmäßig exportieren, zum Beispiel nach Abschluss eines Auftrags, statt erst, wenn es Streit gibt.
- Eindeutige Dateinamen vergeben, etwa Kundenname, Projekt und Datum.
- Ein Format wählen, das sich nicht nebenbei ändert: ein PDF für die Ablage, eine Tabelle, wenn du Nachrichten durchsuchen oder auswerten willst.
- Betriebliche Regeln beachten: Arbeitest du in einem Unternehmen, gilt dessen Richtlinie zum Umgang mit Kundendaten.
Mehr dazu, auch für Mitarbeitende, steht in WhatsApp Nachrichten archivieren: Arbeitschats dokumentieren.
Aus dem Business-Export ein PDF oder eine Excel-Liste machen
Die ZIP-Datei allein ist schwer zu lesen. Wir entwickeln Exportly, eine iPhone-App, die WhatsApp-Exporte in Dokumente umwandelt. Die App ist auf Englisch; die Schaltflächen stehen hier im Original.
- Exportiere den Chat wie oben und tippe im Teilen-Menü auf Exportly.
- Prüfe den Chat in der Vorschau und tippe auf Export Chat.
- Wähle unter Messages den ganzen Chat (All) oder nur einen Zeitraum (Date range, mit From und To), zum Beispiel die Wochen eines Auftrags.
- Wähle PDF für die Ablage, Excel für eine Liste mit den Spalten Date, Time, Sender, Message und Attachment, oder Word, CSV, Text oder HTML.
- Sichere die Datei in „Dateien“, teile sie oder drucke sie.
Ob ein Chat aus der Business-App genauso importiert wird wie aus WhatsApp, hängt davon ab, dass die Business-App dieselbe Exportdatei erzeugt; WhatsApp dokumentiert das nicht eigens. Exportly liest die Datei selbst und keine Bildschirmfotos, deshalb funktioniert der Weg auch mit Chats auf Deutsch. Importieren und Vorschau sind kostenlos; für Export, Teilen und Druck brauchst du Exportly Pro (Abo, Preis in der App vor dem Kauf). Die Chats werden auf dem iPhone verarbeitet und nie hochgeladen. Mehr zum PDF-Weg im Leitfaden WhatsApp Chat als PDF exportieren, mehr zur Tabelle in WhatsApp Chat in Excel exportieren.
Häufige Fragen
Kann man Chats aus WhatsApp Business exportieren?
WhatsApp dokumentiert Chat exportieren in seiner allgemeinen Anleitung. Eine eigene Anleitung für die Business-App haben wir nicht gefunden.
Kann ich alle Kundenchats auf einmal exportieren?
In WhatsApps Anleitung nicht: Der Export funktioniert Chat für Chat.
Warum kann ich den Chat mit einem Kunden nicht exportieren?
Möglicherweise hat der Kunde den eingeschränkten Chat eingeschaltet. Dann ist der Export für alle im Chat gesperrt.
Ist ein Export ein Backup meiner Business-Chats?
Nein. Laut WhatsApp lässt sich der Export nicht wieder in WhatsApp importieren.
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