Esportare le chat di WhatsApp Business
Per esportare le chat di WhatsApp Business si usa la funzione Esporta chat, la stessa di WhatsApp: apri la chat, tocca il nome del contatto in alto e scegli Esporta chat. Una precisazione onesta: il Centro assistenza di WhatsApp descrive l’esportazione in un articolo generale per Android, iPhone, Web, Windows e Mac, e non abbiamo trovato una pagina specifica per l’app WhatsApp Business (WhatsApp: Come esportare la cronologia chat). Le voci di menu dell’app Business potrebbero quindi differire leggermente.
Come esportare una chat con un cliente
Questi sono i passaggi documentati per iPhone:
- Apri la chat singola o di gruppo.
- Tocca il nome del contatto o del gruppo in alto, poi Esporta chat.
- Se la chat contiene media, scegli Con tutti i media, Con i media selezionati… oppure Senza media.
- Scegli dove inviare il file: l’app File, un’email o un’altra app.
Ottieni un file ZIP con la conversazione in formato testo e, se li hai inclusi, i media. Da WhatsApp Web puoi scegliere anche un Intervallo di date personalizzato, ma senza media.
Cosa l’esportazione non fa
Prima di contare sull’esportazione per l’archivio dei clienti, considera i limiti documentati:
- Una chat alla volta. Non c’è un’esportazione di tutte le chat dei clienti in un colpo solo.
- Non è un backup. Il file non si può reimportare in WhatsApp.
- Mancano i messaggi visualizzabili una volta.
- Su iPhone e Android esporti tutta la chat, senza scegliere il periodo.
Fonte: WhatsApp: Come esportare la cronologia chat.
Sulle piattaforme per le aziende (le API di WhatsApp Business, i CRM) e sugli obblighi di conservazione dei dati non diamo indicazioni: dipendono dal tuo fornitore, dalla tua attività e dalle norme che si applicano. Per questi aspetti chiedi a chi segue la privacy o la contabilità della tua azienda.
Perché la chat di un cliente non si esporta
Se in una chat manca Esporta chat, la causa documentata è la chat con restrizioni (prima chiamata privacy avanzata della chat). Quando è attiva, nessuna delle persone nella chat può esportarla, e in una chat singola può attivarla ognuno dei due partecipanti, quindi anche il cliente (WhatsApp: Informazioni sulle chat con restrizioni).
La stessa pagina precisa che la chat con restrizioni non è disponibile nelle chat con aziende che usano Meta per archiviare i messaggi e rispondere ai clienti per loro conto. Tutte le cause sono nella guida su Esporta chat che non c’è o non funziona.
Tenere un registro delle conversazioni in PDF o Excel
Il file ZIP non è comodo da archiviare o da consultare. Con Exportly su iPhone puoi trasformarlo in un documento:
- Al passo 4 dell’esportazione scegli Exportly nel menu di condivisione.
- Controlla l’anteprima della chat.
- Tocca Export e scegli il formato: PDF per l’archivio, Excel per un registro con una riga per messaggio (colonne Date, Time, Sender, Message, Attachment), oppure Word, CSV, Text o HTML.
- In Messages scegli All oppure Date range con le date From e To, per esempio un file per ogni mese.
- Salva il file nell’app File o condividilo.
Exportly legge le esportazioni di WhatsApp fatte da iPhone e da Android; il funzionamento con un file creato dall’app WhatsApp Business non è però verificato. Se l’app produce la stessa esportazione, il percorso è identico. Importare e vedere la chat è gratuito; per esportare, condividere e stampare serve Exportly Pro, un abbonamento settimanale o annuale con il prezzo indicato nell’app prima dell’acquisto. Le conversazioni vengono elaborate sull’iPhone e non vengono mai caricate online.
Per organizzare l’archivio delle chat di lavoro (nomi dei file, frequenza, cosa conservare) leggi chat WhatsApp di lavoro: come conservarne una copia. Per il percorso completo verso il PDF c’è la guida per esportare una chat WhatsApp in PDF.
Domande frequenti
WhatsApp Business ha un’esportazione di tutte le chat?
Non risulta dalle pagine ufficiali: l’esportazione documentata riguarda una chat alla volta.
Il cliente vede che ho esportato la chat?
La pagina di WhatsApp sull’esportazione non parla di notifiche. Tieni presente che la chat contiene dati personali del cliente: conservala e condividila solo per gli scopi per cui ti serve.
L’esportazione vale come backup delle chat aziendali?
No. WhatsApp spiega che il file esportato non si può reimportare. Per ripristinare le chat su un nuovo telefono serve il backup di WhatsApp.
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