Esportare una chat di Microsoft Teams
Per esportare chat Teams conta il tipo di account. Con Microsoft Teams per uso personale (account Microsoft) puoi scaricare da solo la cronologia delle chat dalla pagina Esporta di Microsoft. Con Teams di lavoro o della scuola, invece, gli strumenti di esportazione documentati da Microsoft sono in mano all’organizzazione, non al singolo utente.
In nessuno dei due casi c’è un pulsante “esporta in PDF” dentro la chat: l’esportazione personale arriva come archivio di dati da aprire al computer.
Account personale: scaricare la cronologia chat di Teams
Con Teams per uso personale esporti cronologia chat, contenuti multimediali e registro chiamate dalla pagina di esportazione di Microsoft. Secondo la guida di Microsoft i passaggi sono questi:
- Accedi alla pagina Esporta con il tuo account Microsoft.
- Seleziona l’opzione per scaricare la cronologia della chat, i contenuti multimediali o entrambi, poi seleziona Invia richiesta.
- Quando richiesto, seleziona Continua. Viene esportato anche il registro chiamate.
- Torna ogni tanto sulla pagina Esporta: lo stato compare in alto, sotto Esportazioni disponibili, insieme al link quando i file sono pronti.
- Seleziona Scarica.
Fonte: Microsoft: Esporta o elimina i dati in Microsoft Teams gratuito.
Due avvertenze dalla stessa pagina. Se sei stato rimosso da una community, non puoi più esportarne i dati. E se elimini una chat, sparisce dalla tua vista ma può restare visibile agli altri partecipanti: esporta prima di eliminare.
Per scaricare in un colpo tutti i dati del tuo account Microsoft c’è anche la strada generale: pagina privacy dell’account Microsoft, Accedi con Microsoft, scheda Scarica i tuoi dati, poi Crea un nuovo archivio.
Cosa contiene il file esportato
L’esportazione personale non è un documento da leggere: è un file .tar che contiene un file messages.json. Microsoft spiega che per aprire il .tar può servire un’app aggiuntiva e propone un proprio visualizzatore da usare sul computer per caricare messages.json (sezione sulla visualizzazione dell’esportazione su PC o Mac, nella stessa guida Microsoft).
In pratica: è un buon archivio completo, ma se ti serve un PDF da stampare o da allegare a un’email dovrai lavorarci al computer.
Teams aziendale: l’esportazione la fa l’organizzazione
Per gli account di lavoro o della scuola Microsoft non documenta un pulsante con cui il singolo utente esporta le proprie chat. Le strade ufficiali sono due, entrambe lato azienda:
- API di esportazione di Teams (Microsoft Graph): permettono di esportare chat 1:1, chat di gruppo, chat delle riunioni e messaggi dei canali. L’app che le usa deve essere registrata e autorizzata da un utente o da un amministratore. I messaggi eliminati dagli utenti restano accessibili fino a 21 giorni dopo l’eliminazione (Microsoft Learn: Esportare contenuti con le API di esportazione di Teams).
- Microsoft Purview eDiscovery: serve a conservare, raccogliere, esaminare ed esportare contenuti di Teams. Le chat 1:1 e di gruppo vengono conservate nelle cassette postali Exchange Online dei partecipanti, i file condivisi nel OneDrive di chi li ha condivisi (Microsoft Learn: eDiscovery per Teams).
Se ti serve la copia di una chat aziendale, quindi, la richiesta va fatta al reparto IT. Prima di copiare per conto tuo contenuti di lavoro, controlla le regole della tua azienda: ne parliamo anche nella guida su come conservare una copia delle chat di lavoro.
Salvare una singola chat di Teams dall’iPhone
Se ti serve solo una conversazione e la vedi nell’app Teams sull’iPhone, gli strumenti gratuiti di Apple funzionano con qualsiasi account:
- Apri la chat in Teams e scorri fino al primo messaggio che ti serve.
- Premi e rilascia rapidamente il tasto laterale e il tasto per alzare il volume insieme.
- Scorri di una schermata e ripeti.
- Ritrovi le immagini in Foto > Raccolte > Tipo di file multimediale > Screenshot (Apple: Scattare uno screenshot su iPhone).
Il risultato è una serie di immagini, non un testo. Per una chat lunga può essere più comodo l’archivio personale descritto sopra.
Exportly e Teams: il limite della lingua
Realizziamo Exportly, un’app per iPhone che trasforma una chat in PDF, Excel, Word, CSV, testo o HTML. Teams è tra le app previste, ma Exportly può importarla solo in due modi: Record & scroll (registri lo schermo mentre scorri la chat) e From screenshots (gli screenshot della chat). Entrambi, per ora, leggono soltanto testo in inglese e turco. Una chat di Teams scritta in italiano non è supportata, quindi oggi Exportly non è la strada giusta per le tue conversazioni in italiano.
Se invece la chat è in inglese, per esempio con colleghi di un gruppo internazionale, Exportly la legge sull’iPhone senza caricarla da nessuna parte, te la mostra in anteprima e la esporta in uno dei formati descritti nella guida ai formati PDF, Excel e Word. Importare e vedere l’anteprima è gratis; per esportare, condividere e stampare serve Exportly Pro, un abbonamento settimanale o annuale con il prezzo mostrato nell’app prima dell’acquisto. Exportly non legge il file .tar di Microsoft.
Domande frequenti
Si può esportare una chat di Teams in PDF?
Non direttamente: Microsoft non documenta un’esportazione in PDF. Con l’account personale ottieni un file .tar con messages.json; con l’account di lavoro l’esportazione passa dagli strumenti dell’organizzazione.
Come scarico la cronologia chat di Teams con un account personale?
Accedi alla pagina Esporta con il tuo account Microsoft, scegli la cronologia della chat (ed eventualmente i contenuti multimediali), seleziona Invia richiesta, poi Scarica quando il file compare in Esportazioni disponibili.
Il mio amministratore può esportare le mie chat di Teams?
Sì. Microsoft documenta le API di esportazione e Purview eDiscovery, che coprono chat 1:1, di gruppo, delle riunioni e messaggi dei canali.
Ci sono guide simili per altre app?
Sì: trovi come esportare le chat di Telegram e come esportare i messaggi di Slack, con lo stesso approccio: prima gli strumenti ufficiali, poi le alternative.
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